Méthode GTD : revue hebdomadaire et utilisation des outils

J’en ai déjà parlé dans les précédents articles sur la méthode GTD mais aujourd’hui je vous explique tout sur la revue hebdomadaire. Si vous avez bien collecté, clarifié et structuré, vous avez du vous sentir plus serein pendant quelques jours. Mais si vous n’entretenez pas votre système, il va vite vous servir à rien et votre cerveau va se remettre à mémoriser les choses. Pour éviter cela, il faut une revue hebdomadaire.

La revue hebdomadaire

Les nouveaux intrants de la semaine

On va en faite repasser par les trois étapes : collecte, clarification et structuration mais de façon plus rapide car il y aura beaucoup moins d’intrants que la première fois.

Pensez à bien tout collecter :

  • documents et feuilles volantes qui peuvent être sur votre bureau, dans des cahiers ou des pochettes…
  • vider vos boites de réceptions
  • vider votre tête : noter tout les nouveaux projets et engagements, les idées et envies… pour cela n’hésitez pas à feuilleter les pages de votre agenda de la semaine qui vient de se terminer.

Personnellement cette étape, cette collecte, je la fait tout au long de la semaine. Je note tout au-fur-et à mesure de la semaine et collecte tout au même endroit.

Prenez le temps de clarifier chaque élément et de l’inclure dans votre système de structuration.

Mettre à jour ses listes et son agenda

Éliminer les actions effectuées ou caducs

Passer en revue, toutes vos listes (à par peut-être celle « un jour peut-être » qui peut être revue mensuellement) et éliminer tout ce qui a été fait et ce que vous ne voulez plus faire. Certains éléments auront à être changé de listes (si vous avez sous-traité ou si finalement un projet doit être travaillé en cours et non plus à la maison)

Ajouter les nouveaux intrants

Lors de la clarification et de la structuration des nouveaux intrants de la semaine, vous allez enrichir vos listes.

Gestion des projets

Pour chaque projet, vérifiez où vous en êtes et que pour chacun vous avez, au minimum, une prochaine action. Puis ajouter, chacune de ces prochaines actions dans vos listes ou agenda.

Relecture

Ce n’est pas vraiment dans les conseils de l’auteur mais cela me semble intéressant alors je vous le rajoute. Après avoir tout mis à jour, relisez les pages des jours à venir de votre agenda pour avoir un plan général de votre semaine puis vos listes « au plus tôt » et « en attente ». Cela vous permettra de commencer votre semaine sereinement.

Cela peut vous sembler long mais je vous assure que ce n’est pas le cas quand on le fait régulièrement. L’idéal est de s’instaurer un rituel. A vous de choisir le jour et l’heure qui vous convient. Posez vous dans un endroit que vous aimez et dans lequel vous ne serez pas dérangé.

Quand consulter quoi ?

Au cours de la semaine vous pouvez consulter vos listes aussi souvent que nécessaire. C’est pour cela qu’elles doivent être aux bons endroits.

Dès que vous avez du temps prenez la liste « au plus tôt » ou « téléphone » si vous en avez une.

Quand vous sortez, vérifier la liste « à l’extérieur ». Si vous partez pour le lycée ou la fac, jetez un oeil sur la liste concernant ce lieu pour ne pas oublier votre livre à rendre…

Cela va vous prendre quelques secondes à chaque fois mais va vous permettre d’optimiser votre temps, de voir quelles sont les listes qui vous servent le plus et d’améliorer progressivement votre système en fonction de vos besoins du moment. Au début cela permettra également à votre cerveau d’intégrer que le système fonctionne et qu’il peu réellement arrêter de tout mémoriser.

Chaque soir, je vous conseille de regarder la page du lendemain de votre agenda et vos listes d’actions. Cela vous permettra de ne pas perdre de temps le matin et d’être productif dès le début de la journée.

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