La méthode GTD : la structuration

La troisième étape de la méthode GDT (gettind things done) est la structuration. Effectivement nous avons, lors de la clarification, choisi à quelle catégorie appartenaient tous les intrants mais sans un système de classement efficace cela peut vite ne servir à rien.

Comme il y a beaucoup à dire sur cette étape, j’ai choisi d’y consacrer deux articles. Dans celui d’aujourd’hui nous allons voir tous ce qui concerne les actions et il y aura un futur article sur la structuration des documents de référence et de la liste « un jour peut-être ».

Les principales catégories de structuration

  • liste « projets »
  • documents annexes aux projets
  • agenda
  • liste « actions suivantes » ou « au plus tôt »
  • liste « en attente » (liste des éléments pour lesquels on attend le retour de quelqu’un)
  • documents de référence
  • liste une jour peut-être

Ces catégories ne sont qu’indicatives vous pouvez choisir les vôtres mais elle doivent avoir des limites claires car  sinon cela n’a plus d’intérêt.

Les listes peuvent être sur papier ou numériques. Elles peuvent même être une corbeille ou un classeur avec des feuilles volantes pour chaque élément. C’est à vous de choisir mais pour que ce soit utile il faut les reprendre et les mettre à jour régulièrement.

Structuration des rappels d’action

Un des plus gros soucis est que l’on a tendance à se rappeler des choses au mauvais moments. Par exemple, passer à la pharmacie alors que l’on est déjà rentrer ou prendre le livre pour une amie alors que l’on est déjà dans le bus. Pour éviter cela et pouvoir vraiment libérer votre esprit, il vous faut un système de rappels efficace.

L’agenda

Il ne doit comporter que les taches qui doivent impérativement être effectuées un jour précis et/ou à une heure précise.

Vous ne devez pas y mettre ce que vous aimeriez faire lundi par exemple. Que les choses qui ne peuvent pas être effectuées un auttre jour ou à un autre moment.

Liste « au plus tôt » ou « actions suivantes »

L’auteur conseille de la subdiviser par catégories sauf si elle contient moins de 25 actions. Il propose différentes catégories :

  • appels téléphoniques
  • à l’ordinateur
  • courses
  • au bureau
  • à la maison
  • lire/revoir

Pour des lycéens ou des étudiants je vous propose plutôt :

  • au lycée ou à la fac (ex : déposer inscription cours facultatif, passer rendre livre au CDI ou BU…)
  • à l’ordinateur (ex : télécharger le cours de maths, finir PPT de mémoire ou du TPE…)
  • courses (ex : acheter nouveau cahier à spirale, passer prendre veste au pressing…)
  • à la maison
  • lire/revoir (article à lire, documents supplémentaires donné par un prof…)

A vous de trouver les catégories qui vous parlent et qui vous sont utiles. Vous allez peut-être tâtonner au départ mais vous allez vite voir les endroits où vous avez besoin de listes. Cela vous permet de penser aux choses au bon moment ou au bon endroit.

Encore une fois, suivant les domaines la liste peut prendre différentes formes. Pour la catégorie lire/revoir, ce peut-être une boite à coté de votre lit (si c’est là que vous aimer lire) avec directement dedans les livres, magasines, polycopiés… Pour la catégories courses, ce sera plutôt une liste au sen strict qui pourra être manuscrite ou numérique sur votre téléphone.

La structuration des « en attente »

Comme pour les « au plus tôt » vous pouvez faire des sous-catégories en fonction de où vous en aurez besoin. Si vous attendez une information d’un professeur vous aurez besoin d’y penser pendant que vous êtes en cours. Si votre sœur doit vous envoyer la facture d’un appareil à faire réparer vous en aurez besoin avant d’aller à la boutique…. C’est votre structuration, à vous de tester et de décider qu’elles sont les catégories et sous-catégories qui vous sont utiles.

La structuration des rappels de projets

Rappel : un projet est un résultats demandant plus d’une action pour être atteint.

Si vous souhaitez ressentir la sérénité promise par le créateur de la méthode GTD, il faut faire une liste exhaustive des tous vos projets.

Encore une fois cette liste peut-être une chemise ou un classeur avec une feuille par projet ou une liste sur papier ou numérique. La chose vraiment importante n’est pas sa forme mais d’être consulté et mise à jour au minimum une fois par semaine. Cette liste contient uniquement les titres des projets en aucun cas leurs détails, planification et action(s) suivantes.

Vous pouvez,si vous le souhaitez, avoir plusieurs listes de projets ou les trier par catégories (exemple : cours/perso)

Ensuite chaque projet devra être détaillé dans les pages d’un cahier, une partie d’un classeur, une pochette cartonnée ou un dossier numérique. L’important est que votre système soit à jour et contiennent tous les documents nécessaire à la gestion du projet mais aussi toutes les idées qui peuvent vous venir à n’importe quel moment.

Les mails

Les mails comme tous les autres intrants doivent être clarifiés puis structurés. Vous pouvez créer des répertoires/dossiers dans votre boite mail (archive ou documents de référence, @action, @en attente). Le fait de mettre un @ (ou un autre symbole) au début du nom permettra qu’ils se retrouvent en haut des dossiers et donc qu’ils soient plus visibles et accessibles. Pour les mails relatifs à un projet vous pouvez soit les ajouter au dossier de votre projet s’il est numérique ou l’imprimer si vous avez un système de structuration physique de vos projets. Vous pouvez également en extraire l’idée ou l’information importante et l’ajouter sous forme d’une note au projet.

Encore une fois l’important est de tenir à jour votre liste de projet et de concentrer au même endroit tous les éléments relatifs à chaque projet. Et pour chaque projet, d’intégrer la prochaine action dans votre agenda ou liste « au plus tôt »

A aucun moment, je n’est parlé de priorité dans les actions ou dans les projets. Effectivement l’auteur les déconseille car il explique que les priorités sont toujours bousculées par les impondérables, les choses imprévues. C’est le fait de consulter très régulièrement son agenda et ses listes qui permet de gérer les priorités.

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